Datenschutzhinweise Zoom

Information zum Datenschutz über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 12, 13 und 14 EU-DSGVO bei der Stadt Butzbach.

Wir möchten Sie nachfolgend gemäß Art. 13 EU-DSGVO über Art und Weise und die Hintergründe der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.

Wir nutzen das Tool „Zoom“ von Zoom Communications Inc., San Jose, 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, USA (nachfolgend: Zoom), um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: Online-Meetings).

1. Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzes

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings steht, ist die Stadt Butzbach, Marktplatz 1, 35510 Butzbach.

Soweit Sie die Internetseite von Zoom aufrufen, ist der Anbieter von Zoom für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Zoom jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Zoom herunterzuladen.

Sie können Zoom auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Zoom-App eingeben. Wenn Sie die Zoom-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von Zoom finden.

2. Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten

b-pi sec GmbH
Kopenhagener Str. 6
65552 Limburg
Tel.: +49 6431 902 910
E-Mail: dsb@b-pisec.com

Die (ggf. aktualisierten) Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten sind darüber hinaus jederzeit auf unserer Homepage in dem Bereich „Datenschutz“ einsehbar.

3.  Von Zoom verarbeitete Daten

Bei der Nutzung von Zoom werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional).
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen.
• Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
• Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten, wie z.B. die IP-Adresse des Geräts, gespeichert werden.
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Zoom-Applikationen abschalten bzw. stumm-stellen.

Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

4.  Umfang der Datenverarbeitung

Wir verwenden Zoom, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Zoom-App angezeigt. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren.

Wenn Sie bei Zoom als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 EU-DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

5.  Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung und Weitergabe von Daten

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Stadt Butzbach verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings ist § 26 BDSG iVm. Art. 49 Abs. 1 b) EU-DSGVO, da die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden oder zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen auf Antrag der betroffenen Person erforderlich sind.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von Zoom erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Zoom vorgesehen ist.

6.  Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von Zoom einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist von Zoom durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Außerdem ist Zoom nach EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Zoom: https://explore.zoom.us/de/privacy/.

7.  Ihre Rechte

Sie haben folgende Betroffenenrechte gemäß der EU-DSGVO, die Sie geltend machen können, wenn wir Ihre Daten verarbeiten:

• das Recht auf Auskunft Art. 15 EU-DSGVO

• das Recht auf Berichtigung Art. 16 EU-DSGVO

• das Recht auf Löschung Art. 17 EU-DSGVO

• das Recht auf die Einschränkung der Verarbeitung Art. 18 EU-DSGVO

• das Recht auf Datenübertragbarkeit Art. 20 EU-DSGVO

• das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Art. 21 EU-DSGVO

Darüber hinaus haben Sie auch das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Telefon: +49 611 1408 – 0
Telefax: +49 611 1408 – 900 / 901
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de

Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a. EU-DSGVO) beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Widerspruchsrecht Art. 21 EU-DSGVO

Erfolgt eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. e. EU-DSGVO, haben Sie gemäß Art. 21 EU-DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen. Können durch uns in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten keine zwingenden schutzwürdigen Gründe, die Ihren Rechten, Freiheiten und Interessen überwiegen, nachgewiesen werden, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.

Zur Wahrung Ihrer Rechte können Sie uns gerne kontaktieren (siehe Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle).